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Assistante de direction 39 vues1 candidature

Description du poste

Description du poste

Sous la responsabilité du Pharmacien Responsable, vous aurez pour missions principales entre autres :

1. Assistanat de Direction Générale

? Gestion des agendas, réunions, déplacements
? Secrétariat général : courriers, attestations, lettres d’invitation, envois et suivis des contrats aux laboratoires, scans et classement
? Gestion des réunions,
? Interface privilégiée, interne et externe dans un contexte international
? Missions transverses avec Tridem Pharma, Fosun Pharma et Eurotech
? Suivi de dossiers stratégiques et confidentiels
? Réception et contrôle des notes de frais et transmission au service comptable
? Archivages des documents
? Diverses missions spécifiques

2. Gestion et organisation des déplacements – Chargée de voyages

a. Organisation des déplacements :

? Gestion des réservations d’avions, de location de véhicule, d’hôtel, de navettes, des demandes de visas conformément à la politique voyage Groupe
? Suivi et validation de la facturation des prestataires et transmission au service comptable
? Reporting tableau déplacement
? Copie, classement, archivage des dossiers voyages

b. Support organisationnel pour les visiteurs : clients, laboratoires, collaborateurs des autres filiales, …

3. Organisation d’évènements, Business Review

? Organisation de Business Review, réunions diverses, multidestinations
? Salons, séminaires
? Gestion des besoins, des prestataires
? Organisation de déjeuners/diners d’affaires

4. Accueil des visiteurs et accueil téléphonique

a. Accueil des visiteurs

? Réception des prospects, candidats, renseignements apportés sur les activités, le groupe, et autres demandes diverses
? Accueil des visiteurs en rdv, enregistrement sur le registre d’accueil et demande de pièces d’identité, accompagnement dans les salles de rdv si besoin.
? Rédaction de la procédure d’accueil et suivi de son application
? Gestion du courrier : entrant, ouverture et dispatching, sortant affranchissement

b. Accueil téléphonique

? Gestion du standard téléphonique, programmation, mises à jour du poste et de l’annuaire interne

5. Gestion des prestataires et des ressources matérielles, des services administratifs
? Préparation des salles de réunion : paperboard, …
? Fournitures administratives (plusieurs prestataires), mobilier de bureau
? Imprimeurs : Mise en œuvre de la charte graphique groupe, sur tout support, et divers travaux
? Messagerie Express : DHL, Chronopost..
? Fournitures alimentaires et d’hygiène
? Traiteurs : commandes pour des événementiels, ou plateaux repas. Veille permanente sur de nouveaux prestataires.
? Divers prestataires pour des prestations spécifiques ou occasionnelles…

6. Gestion de la messagerie internet du Groupe (environ 100 mails/jour) et du fax
? Dispashing des mails prospects, RH, documents de facturation, commerciaux, publicitaires
? Réponses si nécessaire
? Veille à la Pharmacovigilance

Profil du poste

BAC+2 : BTS Assistante de Direction

Dossiers de candidature

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